Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Kikunoora OY:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 27.4.2018. Viimeisin muutos 4.8.2020.

1. Rekisterinpitäjä

Kikunoora Oy, Katajatie 45 as 1, 36200 Kangasala

Puhelin: 0409309302, email: kikunoora@gmail.com

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Anne Kainulainen, kikunoora@gmail.com, 0409309302, tietosuojavastaava

3. Rekisterin nimi

Kikunooran asiakasrekisteri, Kikunooran työntekijärekisteri.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
-sopimukseen perustuva käsittelyperuste
– rekisterinpitäjän oikeutettu etu (asiakassuhde, työsuhde).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito, palkanmaksu ja muut työsuhteeseen liittyvät perusteet.

Tiedot tallennetaan säännöllisesti myös Vardaan (Varhaiskasvatuksen tietovarantoa (Varda) ylläpidetään osana erilaisista Opetushallituksen ylläpitämistä rekistereistä ja tietovarannoista koostuvaa rekisterikokonaisuutta.) (Vardan tietosuojaseloste: https://opintopolku.fi/wp/tietosuojaseloste/varda-palvelun-tietosuojaseloste/ )

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:henkilön nimi, henkilöturvatunnus, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), tiedot sovituista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja sovittuihin palveluihin liittyvät tiedot.

Säilytysaika; tietoja säilytetään 10 vuotta asiakassuhteen päättymisen jälkeen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan mm, sähköpostitse, puhelimitse, Kikunooran nettisivujen kautta tehdyn asiakashakemuksen kautta, sosiaalisen median palvelujen/ hakemuksen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Työntekijöiltä työsopimusta tehdessä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).